Aggiornato: 29/09/2026

Conservazione delle fatture elettroniche nel forfettario: obblighi e termine

Emetti e ricevi fatture elettroniche, ma le hai solo salvate in una cartella sul PC o nella posta elettronica? Non basta: la legge impone la conservazione a norma, un processo diverso dal semplice salvataggio, e vale anche per chi è in regime forfettario. Vediamo chi è obbligato, entro quando va fatta, per quanto tempo, e come funziona il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate.

Questa guida riguarda la conservazione delle fatture già emesse o ricevute. Se hai dubbi sull'obbligo di fatturazione elettronica in sé, vedi fattura elettronica nel forfettario: è obbligatoria?; per il testo della dicitura da scrivere in fattura vedi dicitura fattura forfettario.

Chi è obbligato, e perché "conservare" non è "salvare"

Per legge, sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica è obbligato a conservarla a norma (art. 39 del DPR 26 ottobre 1972, n. 633). Vale quindi anche per un forfettario che riceve fatture elettroniche da fornitori italiani (per esempio commercialista, telefonia, utenze).

La conservazione a norma non è la semplice memorizzazione del file XML sul computer o su un servizio cloud generico: è un processo regolamentato tecnicamente dal Codice dell'Amministrazione Digitale e dalle sue regole tecniche, pensato per garantire nel tempo che il documento resti leggibile, autentico, non modificato e sempre recuperabile. Un file XML lasciato in una cartella, senza questo processo, non basta a rispettare l'obbligo.

Entro quando va fatta

Il decreto del Ministero dell'Economia e delle Finanze del 17 giugno 2014 (pubblicato in Gazzetta Ufficiale n. 146 del 26 giugno 2014) stabilisce che il processo di conservazione dei documenti informatici rilevanti ai fini fiscali va effettuato entro il termine previsto dall'articolo 7, comma 4-ter, del decreto-legge 10 giugno 1994, n. 357 (convertito dalla legge 4 agosto 1994, n. 489). Nella prassi, questo termine viene applicato come entro i tre mesi successivi alla scadenza di presentazione della dichiarazione dei redditi relativa all'anno delle fatture: per chi ha l'anno d'imposta coincidente con l'anno solare, significa conservare le fatture di un anno entro l'autunno/inverno dell'anno successivo.

Lo stesso decreto (art. 5, comma 1) prevede anche un obbligo collegato: il contribuente deve dichiarare, nel modello Redditi relativo al periodo d'imposta, di effettuare la conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti ai fini tributari.

Nota: la data esatta cambia ogni anno in base alla scadenza della dichiarazione dei redditi di quell'anno: verifica il calendario aggiornato con il tuo commercialista o con il software di fatturazione/conservazione che usi, invece di calcolarlo da solo.

Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate

Non sei obbligato a rivolgerti a un fornitore privato a pagamento: l'Agenzia delle Entrate mette a disposizione gratuitamente un servizio di conservazione a norma per tutte le fatture elettroniche emesse e ricevute tramite lo SdI, accessibile dall'area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi".

Come si attiva:

1. Nella home page del portale "Fatture e Corrispettivi", seleziona il link "Fatturazione elettronica e Conservazione".
2. Clicca su "Accedi alla sezione conservazione".
3. Prendi visione del Manuale del servizio di Conservazione (le caratteristiche tecniche del processo) e dell'Accordo di servizio, poi sottoscrivi l'accordo.

Con la sottoscrizione puoi anche portare in conservazione fatture già transitate per lo SdI prima della data di adesione: se indichi una data retroattiva, questa non può essere anteriore al 1° gennaio del secondo anno precedente a quello di adesione. Se non indichi nessuna data retroattiva, il servizio conserva automaticamente solo le fatture inviate allo SdI dal giorno successivo all'adesione in poi.

Aderendo, il titolare della partita IVA (o il rappresentante legale, per le persone giuridiche) accetta di essere individuato come Responsabile della Conservazione (art. 1, comma 1, D.Lgs. 127/2015).

Per quanto tempo restano conservate

Ci sono due numeri da tenere distinti:

• 10 anni: è il termine generale di conservazione delle scritture contabili e dei documenti fiscali, incluse le fatture, previsto dall'articolo 2220 del Codice Civile ("le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell'ultima registrazione [...] per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture").
• 15 anni: è la durata per cui l'Agenzia delle Entrate garantisce, secondo le proprie FAQ ufficiali, la conservazione delle fatture elettroniche caricate nel proprio servizio gratuito — anche dopo la chiusura della partita IVA. Aderendo al servizio gratuito, quindi, sei coperto ben oltre il termine civilistico dei 10 anni, senza dover fare nulla di ulteriore.

Se usi un software o un commercialista che se ne occupa già

Molti programmi di fatturazione elettronica (compresi quelli usati da diversi commercialisti) includono già un servizio di conservazione a norma nel loro abbonamento, spesso di un fornitore privato certificato. In questo caso non serve aderire anche al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate (anche se puoi farlo comunque, come doppia garanzia): verifica con chi ti fattura o con il tuo commercialista se la conservazione è già inclusa, prima di attivare un servizio a pagamento in più.

Domande frequenti

Devo conservare a norma anche le fatture che ricevo, non solo quelle che emetto?

Sì. L'obbligo, previsto dall'art. 39 del DPR 633/1972, riguarda sia chi emette sia chi riceve una fattura elettronica.

Il servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate è automatico?

No, va attivato: bisogna aderire dall'area riservata del portale "Fatture e Corrispettivi", prendendo visione del Manuale del servizio e sottoscrivendo l'Accordo di servizio.

Se non ho mai aderito a nessun servizio di conservazione, rischio qualcosa subito?

La conservazione a norma è un obbligo di legge collegato alla fatturazione elettronica: se non l'hai mai attivata, il consiglio pratico è aderire subito al servizio gratuito dell'Agenzia delle Entrate (recuperi anche le fatture passate, entro il limite del secondo anno precedente) o verificare con il tuo commercialista. Per le conseguenze specifiche del tuo caso, che dipendono da quante fatture e da quanto tempo, rivolgiti a un professionista: qui indichiamo la regola generale, non una valutazione del tuo caso.

Devo scrivere da qualche parte che uso la conservazione elettronica?

Sì: il decreto che regola la materia prevede che tu lo dichiari nel modello Redditi relativo al periodo d'imposta a cui i documenti si riferiscono. Se usi un commercialista per la dichiarazione, è lui a occuparsene; se ti fai la dichiarazione da solo, verifica il campo corrispondente nelle istruzioni del modello.

Questa guida spiega solo la conservazione dei documenti già fatturati. Per l'obbligo di fatturazione elettronica in sé vedi fattura elettronica nel forfettario: è obbligatoria?; per il testo obbligatorio da scrivere in ogni fattura vedi dicitura fattura forfettario; per le fatture verso clienti esteri vedi fattura a un cliente estero in regime forfettario. Il termine esatto della conservazione, e i casi particolari (fatture cartacee, fornitori esteri, chiusura della partita IVA), vanno verificati con il tuo commercialista o con il software che usi: qui trovi la regola generale.

Fonti

• Agenzia delle Entrate, "Come si conservano le fatture elettroniche" (obbligo ex art. 39 DPR 633/1972, servizio gratuito, testo verificato il 29/09/2026)
• Agenzia delle Entrate, "Il servizio di conservazione a norma" (procedura di adesione, recupero retroattivo, testo verificato il 29/09/2026)
• Agenzia delle Entrate, FAQ "Registrazione e conservazione delle fatture" (Responsabile della Conservazione ex art. 1 co. 1 D.Lgs. 127/2015; conservazione gratuita per 15 anni anche dopo la chiusura della partita IVA; testo verificato il 29/09/2026)
• Gazzetta Ufficiale, Serie Generale n. 146 del 26/06/2014 (decreto MEF 17 giugno 2014) (artt. 3 e 5: termine di conservazione legato all'art. 7 co. 4-ter D.L. 357/1994, obbligo di dichiarazione nel modello Redditi; testo verificato il 29/09/2026)
• Gazzetta Ufficiale, Codice Civile - art. 2220 (termine di 10 anni per la conservazione delle scritture contabili e delle fatture, testo verificato il 29/09/2026)